Drei kurze, quellengebundene Entscheidungschecklisten für Forschungsdaten, KI-Systeme und institutionelle Affiliation – jeweils mit Praxisfall, Stand und Link zur Original-Policy.
Die Teilnehmenden können für typische Arbeitssituationen die einschlägige Policy bestimmen, zentrale Prüfschritte durchführen und erkennen, wann die im Originaltext genannten Stellen einzubeziehen sind.
Dieses Modul fasst ausschließlich Entscheidungspunkte aus drei Original-Policies zusammen. Es ersetzt nicht deren Wortlaut.
Quelle: „Richtlinien zum Forschungsdatenmanagement und offener Datenpublikation an der Technischen Informationsbibliothek (TIB)“, Stand 25.10.2024, insbesondere §§ 2–4.
Prüfen Sie für Forschungsdaten und Forschungssoftware:
Sind Daten und Metadaten nachhaltig aufbereitet und dokumentiert?
Ist ein fachliches oder institutionelles, vertrauenswürdiges Repositorium gewählt?
Sind qualitativ hochwertige Metadaten, ein persistenter Identifikator (PID), eine explizit genannte freie Nutzungslizenz sowie – soweit möglich – offene und maschinenlesbare Formate vorgesehen?
Erlauben rechtliche und ethische Rahmenbedingungen Archivierung und Publikation?
Praxisfall: Ein Projekt endet und die Daten sollen veröffentlicht werden. Wählen Sie ein vertrauenswürdiges Repositorium, ergänzen Sie hochwertige Metadaten und PID, klären Sie Lizenz und Format und prüfen Sie vor der offenen Publikation rechtliche und ethische Grenzen. Die Policy ordnet FDM der guten wissenschaftlichen Praxis zu und zielt auf Auffindbarkeit, Zugang, Nachnutzung, Reproduzierbarkeit und Qualität.
Offizielle Fassung: Forschungsdaten-Policy der TIB
Quelle: „Richtlinien zur Nutzung von Systemen der Künstlichen Intelligenz an der Technischen Informationsbibliothek (TIB) (TIB KI-Policy)“, Stand 19.11.2024, einschließlich Annex.
Vor jeder Verwendung:
Verantwortlichkeit eindeutig festlegen (I).
Einstufung anhand des Annex prüfen und zuständige Stellen frühzeitig einbeziehen (II).
Transparenz sicherstellen; bei Forschung und Veröffentlichung gute wissenschaftliche Praxis beachten (III).
Risiken für TIB oder Nutzende definieren, transparent machen und kontrollieren (im Original als V bezeichnet).
Vertraulichkeit und Integrität gewährleisten; personenbezogene Daten sowie eigene und fremde Geheimnisse schützen und Missbrauch vermeiden (ebenfalls V).
Vor der Nutzung personenbezogener Daten die Datenschutzbeauftragte einbinden (VI).
Rechte, Schutzrechte und Nutzungsbedingungen prüfen; Ergebnisse auf Ähnlichkeiten mit Original-Werken prüfen und das Justiziariat einbinden (VII).
Finanziellen und personellen Aufwand abwägen (VIII).
Praxisfall: Für einen allgemeinen Informationstext soll ein offenes KI-System genutzt werden. Prüfen Sie zuerst Einstufung und Verantwortlichkeit. Der Annex warnt, dass hochgeladene Daten in offenen Internet-Systemen nicht „zurück geholt“ werden können. Prüfen Sie Eingaben daher auf personenbezogene Daten und Geheimnisse und beziehen Sie die genannten Stellen rechtzeitig ein.
Nicht näher geregelt: Die Policy beschreibt keine allgemeine Freigabe- oder Dokumentationssequenz. Der Originaltext nummeriert sowohl Risikokontrolle als auch Sicherheit mit „V.“; diese Besonderheit wird hier nicht korrigiert.
Offizielle Fassung: TIB KI-Policy
Quelle: „TIB Affiliation Policy“, Stand 1. November 2021. Sie gilt für alle TIB-Mitarbeitenden und den gesamten wissenschaftlichen Publikationsprozess sowie weitere Nennungen der Einrichtung.
Prüfen Sie bei Publikation, Vortrag, Forschungsantrag oder ORCID-Profil:
Verwenden Sie eine der vorgesehenen Namensvarianten, zum Beispiel „Technische Informationsbibliothek (TIB)“; bei technischer Zeichenbegrenzung ist „TIB“ in Großbuchstaben zu wählen.
Nennen Sie die TIB bei mehrfacher institutioneller Zugehörigkeit immer als Affiliation.
Nutzen Sie ORCID nach der nachdrücklichen Empfehlung der Policy und achten Sie auch dort auf die korrekte Schreibweise.
Verwenden Sie angebotene Felder für Einrichtungsidentifikatoren; Anlage 1 nennt unter anderem die ROR-ID der TIB.
Praxisfall: Eine Autorin wechselt während des Publikationsprozesses die Institution und hat zwei Zugehörigkeiten. Nach der Policy ist die TIB dennoch immer als Affiliation zu nennen. Für konkrete Fragen nennt die Policy den Bereich Publikationsdienste.
Offizielle Fassung: TIB Affiliation Policy
Welche der drei Policies ist für Ihren nächsten Arbeitsschritt maßgeblich?
Welche Entscheidung müssen Sie vor dem Handeln dokumentieren oder klären?
Welche im Originaltext genannte Stelle ist gegebenenfalls frühzeitig einzubeziehen?
Hinweis: Bei Abweichungen oder Zweifeln gilt stets die verlinkte Original-Policy.